Työnhakijat

1 Yhteystiedot ja neuvonta      

Santander Consumer Finance Oy

Risto Rytin tie 33

00570 Helsinki

Teija Nousiainen, HR Director

p. +358 50 540 1777

teija.nousiainen@santanderconsumer.fi

2 Tietosuojavastaavan yhteystiedot                 

dpo@santanderconsumer.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste                      

Rekisterinpitäjä (Santander Consumer Finance Oy, SCF) käsittelee henkilötietoja sekä manuaalisesti että elektronisesti rekrytointia koskeviin tarkoituksiin, SCF:n ja Santander-konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoimintaa koskeviin tarkoituksiin sekä muutoin noudattaakseen oikeudellisia velvoitteitaan.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6(1)a (rekisteröidyn suostumus), 6(1)b (sopimuksen täytäntöön paneminen) ja 6(1)c (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen).

Tietojen käsittelyssä huomioidaan erityisesti tilanteet, jotka edellyttävät lainsäädännön mukaan henkilön suostumusta. Nimenomaista ja vapaaehtoista suostumusta pyydetään rekisteröidyltä henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tekemistä varten ja silloin kun henkilötietoja kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään. Suostumusta pyydetään työnhakijalta myös silloin, kun SCF pyytää lupaa säilyttää tiettyyn työpaikkailmoitukseen osoitettua työhakemusta ja ansioluetteloa mahdollisiin muihin SCF:n työpaikkojen ja -tehtävien hakuprosesseihin. 

4 Kuvaus rekisteröidyistä tietoryhmistä           

Työnhakijaan liittyvät perustiedot:

•  Etu- ja sukunimet
•  Syntymäaika
•  Osoitetiedot
•  Puhelinnumero(t)
•  Sähköpostiosoite

Työnhakijaan liittyvät muut tiedot:

•  Käsiteltävät työnhakijan tiedot perustuvat siihen, mitä tietoja avoimissa ja kohdennetuissa rekrytoinneissa hakulomakkeella työnhakija itsestään antaa. Esimerkkejä hakijan antamista muista tiedoista ovat työkokemus, suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, osaamiset, vapaa tekstikenttä, tehtäväalueet, joihin työnhakija osoittaa kiinnostuksensa, ja mahdollinen hakijan liittämä liitetiedosto.
•  Lisätietoja muista lähteistä kerätään vain työntekijän nimenomaisella suostumuksella.
•  SCF voi teettää työnhakijalle erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä. Testit edellyttävät aina työntekijäehdokkaan suostumusta. Työnantajan on kuitenkin varmistettava, että käytettävät testimenetelmät ovat luotettavia, niiden suorittajat asiantuntevia ja testauksella saatavat tulokset virheettömiä. Testejä voidaan tehdä, jos niillä on tarkoitus selvittää työtehtävien hoidon edellytyksiä ja niiden tulosten tulee olla työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia.

5 Säännönmukaiset tietolähteet                        

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Säännönmukaisena tietolähteenä ovat SCF:n rekrytointijärjestelmään rekisteröityneet työnhakijat. Tietoja voidaan täydentää rekisteröidyn työnhakijan antamien lisätietojen pohjalta ja muista tietolähteistä kerätyillä tiedoilla työnhakijan nimenomaisella suostumuksella.

6 Henkilötietojen luovuttaminen                       

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun tietojen luovutukseen on lainmukainen velvoite.

7 Tietojen siirtäminen ja suojatoimet               

Työnhakijoita koskevat henkilötiedot saattavat tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Rekisterinpitäjän lukuun tietoja käsittelevien luotettaviksi todettujen osapuolten kanssa on erilliset sopimukset, joilla rekisteröidyn oikeuksia suojataan.

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa. Siirrettäessä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle maahan, joka ei tarjoa riittävää tietosuojan tasoa, huolehditaan henkilötietojen suojan riittävästä tasosta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimenpitein, kuten käyttäen Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia mallisopimuslausekkeita.

Henkilötietojen käsittely on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilötietoihin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että tietojärjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjän tai käsittelijän työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus ja heillä on vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen käsittelyn roolit ja vastuut on määritelty SCF:n organisaatiossa koskien jokaista työntekijää, yhtiön johtoa ja vastuuhenkilöitä.

Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan. Tietojärjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin henkilötietojen käsittelijältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä.

Toimeksiantosopimuksilla velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojaamaan henkilötietoja.

Verkkosivustossa tietoja käsitellään suojatulla yhteydellä.

8 Tietojen säilyttäminen            

Rekisterinpitäjä toteuttaa oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan periaatteen mukaisesti asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että rekisterinpitäjä käsittelee vain kunkin määritellyn ja erityisen tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tämä koskee kerättyjen henkilötietojen määriä, käsittelyn laajuutta, säilytysaikaa ja saatavilla oloa. Rekisterinpitäjä vastaa kaikista rekisteröityjen henkilöiden oikeuksien toteutumisesta koko tiedon elinkaaren ajan.

Työnhakijoiden henkilötietojen säilytysajat perustuvat lakiin, lakisääteisiin kanneaikoihin tai käyttötarpeeseen ja hakemuksen luonteeseen. Käyttötarpeeseen ja hakemuksen luonteeseen perustuvat säilytysajat ovat:

•  Avoimia työhakemuksia säilytetään rekisteröidyn suostumuksella kolme kuukautta, jonka jälkeen avoin hakemus poistuu järjestelmästä.
•  Kohdennetuissa rekrytoinneissa kielteisen päätöksen jälkeen hakemuksia voidaan hakijan nimenomaisella suostumuksella säilyttää kolme kuukautta mahdolliseen muuhun avoinna olevaan positioon.
•  Kohdennettujen rekrytointien hakemukset poistuvat muutoin automaattisesti rekrytointijärjestelmästä kaksi kuukautta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista saa SCF:n henkilöstöosastolta.

Tietojen käsittely ja säilytys on valvottua sekä kontrolloitua.

9 Suostumuksen peruuttaminen                        

Mikäli nimenomaista suostumusta on erikseen pyydetty rekisteröidyltä eikä muu käsittelyperuste sovellu (sopimuksen täytäntöön paneminen tai lakisääteisen velvoitteen noudattaminen), on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn milloin tahansa.

Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta käsittelyn laillisuuteen takautuvasti, vaan suostumuksen peruuttaminen tarkoittaa käsittelyn lopettamista kyseisten tietojen osalta jatkossa. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä SCF:n henkilöstöosastoon.

10 Rekisteröidyn oikeudet          

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä:

•  pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
•  kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
•  käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
•  tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröity voi käyttää yllämainittuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä SCF:n henkilöstöosastoon.

11 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle                          

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuojavirasto) sekä työsuojeluviranomaiset. Työsuojeluviranomaisten yhteinen valtakunnallinen puhelinneuvonta numerossa 0295 016 620 neuvoo ja ohjeistaa työn terveyteen ja turvallisuuteen sekä työsuhteen ehtoihin liittyvissä asioissa.

12 Rekisteröidyn velvollisuuksista antaa henkilötietonsa SCF:n käyttöön      

Henkilötietojen antaminen käsittelytarkoituksia varten on lakisääteinen tai sopimuksen valmisteluun ja täytäntöönpanoon perustuva vaatimus ja rekisteröidyn tarvitsee antaa henkilötietoja rekisterinpitäjän käyttöön.

Puutteelliset tiedot voivat estää työhakemuksen käsittelyn ja rekrytointiprosessin päätökseen saattamisen.

13 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi                           

Rekisterinpitäjä ei sovella automaattista päätöstentekoa rekisteröityihin eikä rekisterinpitäjä profiloi rekisteröityjä.